Die Einführung einer neuen Business-Intelligence-Lösung wie Microsoft Power BI kann für Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Insbesondere in Kombination mit einem zentralen Data Warehouse wie GENO BI, das speziell für Raiffeisen Warengenossenschaften entwickelt wurde, ergeben sich jedoch große Chancen zur Optimierung des Reportings und zur Gewinnung wertvoller Erkenntnisse aus den Unternehmensdaten.
Dieser Leitfaden soll Raiffeisen Warengenossenschaften dabei unterstützen, Power BI erfolgreich einzuführen und die Vorteile der neuen Lösung optimal zu nutzen. Durch eine strukturierte Vorgehensweise, die Einbindung der Mitarbeiter und die Berücksichtigung wichtiger Dos and Don’ts kann der Übergang von traditionellen Reporting-Methoden zu modernen, interaktiven Power BI-Berichten gelingen.
Infobox: GENO BI GENO BI ist ein zentrales Data Warehouse, das speziell für Raiffeisen Warengenossenschaften entwickelt wurde. Es dient als einheitliche Datenquelle und integriert Informationen aus verschiedenen Systemen, wie dem Warenwirtschaftssystem gevis, Produktionssystemen, Telematiksystemen und externen Datenquellen. Durch die Anbindung an die Azure Cloud kann GENO BI direkt mit Power BI verknüpft werden, was eine nahtlose Integration ermöglicht und den Aufbau von Berichten und Dashboards erleichtert.
Die Einführung von Power BI und GENO BI in Raiffeisen Warengenossenschaften bringt einige Herausforderungen mit sich. Zum einen müssen die Genossenschaften ausreichende Ressourcen für die Implementierung und Schulung der Mitarbeiter bereitstellen. Zum anderen gilt es, die Akzeptanz der neuen Tools zu fördern und einen schnellen Wechsel von traditionellen Reporting-Methoden zu Power BI-Berichten und -Dashboards zu erreichen.
Ein wichtiges Ziel ist es, dass die Mitarbeiter Power BI und GENO BI gerne nutzen und die Vorteile der neuen Lösung schnell erkennen. Dazu gehört auch, dass alle relevanten Mitarbeiter über die erforderlichen Power BI-Lizenzen verfügen. Nur so können die Vorteile von Power BI als Self-Service-Lösung genutzt werden und das Controlling nachhaltig entlastet werden.
Die Raiffeisengenossenschaft muss für die erfolgreiche Einführung von Power BI und GENO BI folgende Rollen definieren:
Das Projektmanagement ist dafür verantwortlich, dass die Umstellung auf eine moderne Berichtsumgebung gelingt. Die Einrichtung des Data Warehouse ist schnell erledigt. Die Umstellung der Berichtsprozesse erfordert jedoch mehr Aufwand und kontinuierliche Arbeit des Projektleiters. Zu den Aufgaben des Projektleiters gehört es,
Neben dem Projektverantwortlichen benötigt die Genossenschaft einen Power BI Builder. Dieser ist für die technische Umsetzung der Berichte in Power BI verantwortlich. Das heißt, diese Person
Infobox: Können Projektleitung und Power BI Builder ein und dieselbe Person sein?
Grundsätzlich ist es empfehlenswert, dass die Projektleitung und die Erstellung der Power BI Reports von zwei verschiedenen Personen durchgeführt werden, da so automatisch eine gegenseitige Kontrolle stattfindet und die Einhaltung des Zeit- und Aufgabenplans besser gewährleistet ist.
Sollten hierfür keine Kapazitäten zur Verfügung stehen, können Projektleitung und Berichtserstellung auch von einer Person durchgeführt werden. In diesem Fall ist es jedoch notwendig, dass durch einen schriftlich fixierten Aufgaben- und Zeitplan die Geschäftsführung die Möglichkeit hat, den aktuellen Stand zu beurteilen und Überlastungen der Projektleitung zu erkennen.
Verantwortlich: Projektleitung
Zu Beginn des Einführungsprozesses ist es wichtig, einen Überblick über die bestehende Reporting-Struktur zu gewinnen. Dazu sollte der Projektleiter eine Liste aller aktuell erstellten Reports mit folgenden Informationen erstellen:
Hier finden Sie eine Excel Vorlage für eine solche Liste:
Ziel dieser Bestandsaufnahme ist es, einen Überblick über die aktuelle Reporting-Landschaft zu erhalten und zu identifizieren, welche Personen Power BI-Lizenzen benötigen werden. Es ist wichtig, dass hier am Ende eine Übersicht über die bestehenden Reportings vorhanden ist. Auch die untenstehenden Fragen sollten schriftlich beantwortet werden. Die schriftliche Fixierung ist wichtig, um in den nächsten Schritten eine gute Grundlage für die Umstellung des Reportings auf Power BI zu haben, aber auch, um am Ende den Erfolg bewerten zu können.
Weitere Fragen, welche in Schritt 1 beantwortet werden sollten:
Tipp: Die Excel-Tabelle kann auf einem gemeinsamen Laufwerk oder Sharepoint abgelegt werden, sodass die Fachbereiche diese selbstständig ausfüllen können. So lassen sich die Informationen effizient zusammentragen.
Verantwortlich: Projektleitung
Nachdem alle bestehenden Reports erfasst wurden, gilt es, diese nach Themenbereichen zu gruppieren. Mögliche Kategorien sind:
Durch die Gruppierung der Reports nach Themenbereichen wird ersichtlich, welche Abteilungen und Geschäftsprozesse besonders von Power BI profitieren können und wo Prioritäten bei der Umstellung auf die neue Lösung gesetzt werden sollten.
Zudem lassen sich so thematisch zusammenhängende Reports identifizieren, die möglicherweise konsolidiert und in einem gemeinsamen Power BI Dashboard zusammengeführt werden können. Dies trägt zur Übersichtlichkeit bei und reduziert den Pflegeaufwand.
Verantwortlich: Projektleitung
Auf Basis der Gruppierung erfolgt nun eine Priorisierung der Themenfelder und der einzelnen Reports innerhalb der Gruppen. Kriterien für die Priorisierung können sein:
Die Priorisierung dient als Leitfaden für die schrittweise Umsetzung der Reports in Power BI. Sie stellt sicher, dass zunächst die wichtigsten und am häufigsten benötigten Informationen in der neuen Umgebung zur Verfügung gestellt werden.
Quick-Win: Schnelle Erfolge erzielen Um die Akzeptanz von Power BI zu steigern und den Einführungsprozess zu beschleunigen, empfiehlt es sich, zunächst einfach zu erstellende, aber hoch priorisierte Berichte umzusetzen. Dadurch können schnelle Erfolge erzielt und der Mehrwert von Power BI frühzeitig demonstriert werden. Die positiven Erfahrungen der Nutzer mit diesen ersten Berichten fördern die Bereitschaft, sich mit der neuen Lösung auseinanderzusetzen und sie im Arbeitsalltag einzusetzen.
Komplizierte und sehr detaillierte Berichte sollten erst später erstellt werden, nachdem die wichtigsten Standard-Auswertungen über Vertrieb, Einkauf, Disposition etc. verfügbar gemacht worden sind. Andernfalls besteht die Gefahr, sich in Details zu verlieren, die für viele Anwender nur zweitrangig sind.
Verantwortlich: Power BI Builder
Basierend auf der Priorisierung aus Schritt 3 erfolgt nun die eigentliche Umsetzung der Berichte in Power BI. Dabei wird GENO BI als zentrale Datenquelle genutzt, um Informationen aus den verschiedenen Vorsystemen wie gevis, den Produktionssystemen, der Telematik und externen Quellen zusammenzuführen.
Bei der Entwicklung der Berichte in Power BI sind einige Punkte zu beachten:
Der Power BI Builder sollte eng mit den Fachbereichen zusammenarbeiten, um die Berichte passgenau auf deren Bedürfnisse abzustimmen. Iteratives Prototyping hilft dabei, frühzeitig Feedback von den Anwendern zu erhalten und die Berichte schrittweise zu optimieren.
Die fertigen Berichte werden dann auf einem Power BI Server veröffentlicht und den jeweiligen Zielgruppen zur Verfügung gestellt. Dabei sind entsprechende Berechtigungskonzepte zu implementieren, um einen bedarfsgerechten und sicheren Zugriff zu gewährleisten.
Verantwortlich: Projektleitung
Um die neuen Power BI Berichte effizient nutzen zu können, benötigen die Anwender entsprechendes Wissen und Fähigkeiten im Umgang mit dem Werkzeug. Hierzu sind geeignete Schulungsmaßnahmen zu planen und durchzuführen. Mögliche Formate sind:
Die Schulungen sollten sowohl die technische Bedienung von Power BI als auch die fachliche Interpretation und Anwendung der Berichte abdecken. Anhand konkreter Beispiele und Übungen lernen die Teilnehmer praxisnah, wie sie die Berichte für ihre tägliche Arbeit nutzen können.
Es empfiehlt sich, die Schulungsmaßnahmen möglichst früh - idealerweise schon parallel zur Berichtsentwicklung - zu starten, damit die Anwender von Beginn an eingebunden sind und die Akzeptanz der neuen Lösung steigt.
Best Practice: Super User als Multiplikatoren Zusätzlich zu den allgemeinen Schulungen bietet es sich an, ausgewählte Key-User aus den Fachbereichen zu sogenannten “Super Usern” weiterzuentwickeln. Diese erhalten eine vertiefte Schulung und fungieren danach in ihren Teams als erste Ansprechpartner für fachliche und technische Fragen. So lassen sich Hilfestellungen und Anwendungssupport sehr anwendernah und ohne Umwege über die IT bereitstellen. Gleichzeitig werden die Super User zu Botschaftern für die neue Lösung.
Mit der Bereitstellung der ersten Power BI Dashboards ist die Einführung natürlich nicht abgeschlossen. Vielmehr beginnt nun der laufende Betrieb und die kontinuierliche Weiterentwicklung des Reportings.
Verantwortlich: Power BI Builder
GENO digital kann an mehreren Stellen bei der erfolgreichen Einführung unterstützen.
Die erfolgreiche Umstellung des Reportings hängt maßgeblich an der Projektleitung ab. Wir untertsützen gerne die interne Projektleitung durch externe Expertise, beraten bei der Gruppierung von Reportings und Berichten, bei der Definierung von Empfängerkreisen, der Abfrage von Reports und Weiterem. Wir können gemeinsam einen Aufgaben- und Zeitplan erstellen und stehen als externe Ansprechpartner immer gerne zur Verfügung.
Für alles was die technische Implementierung des Reportings angeht, stehen wir jederzeit gerne zur Verfügung. Wir helfen dabei, die von uns zur Verfügung gestellten Berichte anzupassen und zu individualisieren. Sollten Daten in GENO BI Daten fehlen, welche für Auswertungen benötigt werden, stellen wir diese gerne schnell zur Verfügung. Wenn Interesse besteht, den Power BI-Komplex extern durchführen zu lassen, vermitteln wir hier gerne Experten, welche sich bestens in Power BI und den speziellen Anforderungen der Genossenschaft auskennen.
